Những điều căn bản doanh nghiệp cần biết về hóa đơn đỏ điện tử
Hóa đơn đỏ điện tử là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.”
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm quyết toán thuế khi cơ quan thuế “gõ cửa”
Đơn giản hơn thì hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử, thay vì in hóa đơn giấy với đầy đủ các thông tin về hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ thì nó được thực hiện trên các phương tiện điện tử. Người mua có thể nhận hóa đơn đỏ điện tử thông qua email, tin nhắn hoặc thông qua tổ chức trung gian của hóa đơn điện tử.Sử dụng hóa đơn đỏ điện tử là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số, giúp tối ưu hoạt động kinh doanh, tạo sự thuận tiện trong các giao dịch, hệ thống dữ liệu đồng bộ, dễ quản lý và tìm kiếm.
Hóa đơn điện tử không chỉ có một loại
Sử dụng hóa đơn đỏ để làm gì? Hóa đơn đỏ điện tử không chỉ là hóa đơn xuất khi bán hàng, mà còn có các loại hóa đơn khác trong hoạt động kinh doanh như: hóa đơn thuế giá trị gia tăng, các loại phiếu thu, phiếu xuất kho,… Tất cả đều được gọi chung là hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Cách xử lý chi phí không có hóa đơn đầu vào
Vì vậy, để đi vào triển khai có hiệu quả, theo Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nắm được 2 nhóm hóa đơn điện tử chủ yếu sau:
- Hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan Thuế: “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan Thuế.”
- Hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan Thuế: “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan Thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan Thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”
Ngoài ra, mã số thuế có hình thức là một dãy số và chuỗi ký tự do cơ quan Thuế cấp tự động. Dựa theo nội dung trên hóa đơn điện tử mà đơn vị kinh doanh thiết lập mã gắn lên hóa đơn điện tử trước khi gửi hóa đơn cho người mua.
Chữ ký số và chứng thư số có phải là một dạng của hóa đơn điện tử?
Trong hoạt động giao dịch điện tử, bên cạnh khái niệm hóa đơn đỏ điện tử thì chữ ký số và chứng thư số cũng là vấn đề mà nhiều người vẫn còn mơ hồ. Hai yếu tố này là một phần nội dung cần có của hóa đơn đỏ điện tử và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử về bản chất cũng giống như chữ ký truyền thống, là cơ sở để xác định chủ sở hữu của những dữ liệu được thể hiện và cũng có thể xem là con dấu của một doanh nghiệp. Trên phương tiện điện tử, chữ ký có hình thức đa dạng hơn như: văn bản, hình ảnh và video.
Chữ ký điện tử sẽ được thể hiện trên hóa đơn điện tử để xác nhận đó là thông tin của đơn vị phát hành.Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, là tập con của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Nó có vai trò như chữ ký, dấu vân tay đối với cá nhân; con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp và được dùng để xác nhận lời cam kết của tổ chức, cá nhân đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số.
Theo khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”Về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử, đó là “thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.” (Theo khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).Bên cạnh đó, đi kèm với chữ ký điện tử chính là chứng thư điện tử. Đây là một thông điệp mà các đơn vị cung cấp chữ ký điện tử trang bị cho người dùng để xác định chính xác cơ quan, tổ chức hay cá nhân tương ứng với chữ ký điện tử đó. Điều này nhằm chống tình trạng bị từ chối chữ ký và giúp bảo toàn hóa đơn điện tử trong quá trình gửi đi, nhận lại, lưu trữ và quản lý.
Chứng thư số
Cũng giống như khái niệm hóa đơn điện tử hay chữ ký điện tử, chứng thư số về bản chất giống như một thẻ chứng minh thư sử dụng trong môi trường điện tử. Trong đó, có nhiều thông tin để nhận diện một cá nhân, tổ chức, máy chủ hay một số đối tượng khác cũng sẽ được gắn một khóa công khai hay còn gọi là “public key”. Cả chữ ký điện tử và chứng thư số đều có mối quan hệ mật thiết với hóa đơn điện tử, là một bộ phận quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Hóa đơn đỏ điện tử là hình thức bắt buộc, không phải là sự lựa chọn
Như đã đề cập, sử dụng hóa đơn đỏ không còn là một sự lựa chọn mà sẽ là hình thức bắt buộc từ ngày 1/7/2022 trên toàn quốc (theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
Khi đến thời gian nêu trên, các tổ chức, cá nhân đều phải áp dụng hóa đơn điện tử. Ở thời điểm hiện tại, Thông tư này cũng đang khuyến khích các doanh nghiệp hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật để triển khai thực hiện trước ngày 1/7/2022.
>>>Xem thêm: Cách viết hoá đơn giá trị gia tăng mới nhất
Vì vậy, việc trang bị kiến thức, xây dựng nền tảng triển khai hóa đơn điện tử là một điều bắt buộc phải làm. Đồng thời, hình thức này cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, quá trình thực hiện cũng không quá phức tạp nên các doanh nghiệp nên tập trung đầu tư và triển khai hiệu quả ngay từ bây giờ.
Trên đây là những thông tin cơ bản về hóa đơn đỏ điện tử. Doanh nghiệp, cá nhân cần hiểu đúng để thực hiện một cách tối ưu. Để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn về hóa đơn điện tử cũng như các vấn đề liên quan, doanh nghiệp có thể liên hệ với Nguyên Anh qua hotline để được hỗ trợ nhanh nhất!
